Sin importar el tamaño de la empresa, ten en cuenta estos 7 pasos para el plan de contingencia de la empresa:

1. Haz un inventario del personal: divídelo en tres grupos. Primero, qué personas tienen que estar en la oficina; segundo, quién puede trabajar en casa y tercero, los que tienen que estar en la oficina y pueden trabajar en casa.
Para el primer grupo: diles por qué necesitan estar en la oficina. Asegúrate de aumentar la limpieza y desinfectar todas las superficies compartidas, tales como: botones de elevadores, dispositivos electrónicos, cafeteras, apagadores de luz, cualquier manija o, puerta. Pídeles que se laven las manos regularmente y eviten tener contacto físico.
Para el segundo grupo: envíalos a casa pero antes indícales que su tiempo de trabajo debe respetarse lo más posible. Es decir; si trabajan de 9 a.m. a 6 p.m. y almuerzan de 1 a 2 p.m., será lo mismo que deben hacer en casa. Pero sea flexible porque pueden tener niños que cuidar.
Para el tercer grupo: dependiendo de sus deberes si necesitan estar en la oficina; por ejemplo, una vez a la semana porque realmente es necesario, trata de rotarlos. De esta manera, menos personas en la oficina será mejor para prevenir la enfermedad.
Para cualquier empleado que se enferme, debe informarse de inmediato para ayudar a la persona con el proceso médico y cubrir su trabajo. La coordinación es clave para mantener a los empleados seguros y el negocio en marcha.

2. Monitorea la situación de los empleados: cada jefe de área o departamento debe monitorear todos los días cómo están los empleados, sin importar dónde se encuentren, y debe informar diariamente al Director General. Esto no es solo para el coronavirus; recuerda que pueden surgir otros problemas como: frustración, tensión, preocupaciones, soledad, miedo. Si es posible, organiza una conferencia telefónica o utiliza alguna otra herramienta en la que las personas puedan verse (por ejemplo Skype), al menos una vez por semana. No solo para estar al día sobre lo que está sucediendo con el trabajo, sino para que los empleados compartan lo que viven. Esas pequeñas sesiones pueden ayudar mucho a todos.
Ten en mente: es fácil perder el equilibrio cuando se cambia una dinámica; por ejemplo el trabajar en casa cuando no se hacía. Mantener el contacto puede evitar sentirse aislado o cualquier otro sentimiento negativo.

3. Analiza las cosas que la empresa necesita para poder operar. Esto cubre a cualquier tercero que trabaje para la compañía (proveedores, consultores, distribuidores, etc.) hasta los limpiadores, jabón, papelería, etc. Habla con los terceros sobre lo que planean hacer para que también puedas saber qué esperar de ellos y cómo esto puede o no afectar la cadena de suministro de la empresa, y por ende los productos o servicios que la empresa ofrece.

4. Capacita a los empleados con fuentes confiables y mantenlos regularmente actualizados sobre lo que está sucediendo en tu país y lo que está la empresa está haciendo. Verifica lo que dicen las autoridades de salud. Las personas informadas pueden prevenir otras crisis como el pánico; no dejes que la incertidumbre genere inseguridad. Y capacítalos sobre ciberseguridad para evitar violaciones de datos y phishing, especialmente ahora que los delincuentes se están aprovechando de esta pandemia y del temor de las personas para estafar.

5. Cancela cualquier viaje, conferencia, reunión, evento que no sea necesario. El objetivo es limitar la exposición de los empleados a más personas para minimizar el contagio.

6. Pon en pausa cualquier contrato o plan de negocios que pueda verse afectado. Todavía no hay una fecha concreta sobre cuándo se minimizará la pandemia. Por ello, cualquier cosa que no sea crítica debe pensarse dos veces en contratarse o llevarse a cabo.

7. Haz una copia de seguridad diaria de los datos de la empresa: esto incluye correos electrónicos, cifras y documentos. Dado que muchos de los empleados trabajarán en casa, es importante respaldar su trabajo realizado. Ya sea que se haga de forma manual o automática, asegúrate de que todo esté bien. ¿Están trabajando usando una computadora portátil de la compañía o la suya propia? ¿Su celular? ¿Envían un documento de Excel o acceden de forma remota al sistema de la empresa? ¿Qué medidas de control tiene la empresa para mitigar cualquier riesgo de seguridad de la información?

​El objetivo principal del plan de contingencia es hacer que la transición de lo que se llevaba a cabo físicamente en la oficina y ahora se hace vía remota sea de la mejor forma posible. Y claro, el que las operaciones de la empresa continúen. Al dar seguridad y apoyo a los empleados también ayudará a que la productividad no disminuya y la empresa se mantenga viva ante esta pandemia de coronavirus.

Con solo leer el título, muchas personas podrían decir "¡De ninguna manera! No soy parte de ningún fraude..." pero si sigues leyendo tal vez lo seas.

Cuando recibes mensajes en WhatsApp, Twitter o Facebook... sí, esos que son el reenvío del reenvío del reenvío... ¿crees en su contenido? Y lo más importante, ¿reenvías ese mensaje a más personas inmediatamente?

Si tu respuesta es sí, tenemos malas noticias para ti. Estás siendo parte de un fraude. La razón: las noticias falsas son noticias fabricadas. Noticias fabricadas significa: mentiras, historias inventadas, información falsa. Pueden parecer verdaderas porque su objetivo es engañar a una persona. Eso encaja con la definición de fraude. Al no corroborar con una fuente alternativa de información y reenviar el contenido a otras personas, está contribuyendo para que las noticias falsas continúen difundiéndose, se vuelvan virales y en muchos casos incitan a la violencia.

Mucha gente piensa que las noticias falsas no tienen un impacto, pero lo tienen. Tienen mucho más impacto de lo que piensas. Las personas han sido acosadas en las redes sociales... golpeadas... quemadas vivas... asesinadas... porque alguien difundió la noticia de que eran secuestradores, traficantes de personas, criminales. Han existido casos en India, México, Colombia, Francia, Italia que muestran que los presuntos criminales, en realidad eran personas inocentes.

Si todos queremos justicia y estar protegidos, ¿no deberíamos verificar primero si esa información es noticia falsa? Si la noticia es verdadera, estará publicará en un sitio web de noticias creíbles (verifícala). Si es anónimo, no está bien escrito o la resolución del video o foto es baja, es muy probable que sea noticia falsa.

​Las noticias falsas no son un delito sin víctimas. Las noticias falsas son un fraude y nosotros, como personas, podemos detenerlo.

Seguramente usted ha escuchado de las impresoras “3D”…aquellas que ya permiten imprimir todo aquello que no nos imaginábamos: lentes, herramientas, estantes, muebles…hasta pistolas.

Hace unos días, se iba permitir legalmente que cualquier persona pudiera descargar los planos de pistolas y rifles para producirlos con una impresora 3D. Todo esto por un acuerdo del gobierno de EU con la organización Defense Distributed. Sin embargo varios fiscales lograron detener el acceso a los planos.
Usted podrá decir: “Muy bien, se paró, entonces ¿cuál es el problema?” El problema es que todavía no es un “no” rotundo a la prohibición de este tipo de armas. El riesgo: que cualquiera produzca armas sin permiso o autorización, sin ser registradas, ni mucho menos controladas. Si, sin poder ser rastreadas. El riesgo de que estas armas sean usadas para llevar a cabo cualquier delito…desde abusos domésticos, asaltos, secuestros, crímenes de odio…masacres, tiroteos.

Algunos expertos han indicado que no son un peligro, por ser de material parecido a los de los juguetes. Que en promedio podrían disparar hasta 9 balas y sólo una vez. Pero la idea final es que funcionan y son mortales. Imagine que un criminal compré no una, sino varias impresoras 3D…en cuánto tiempo y días, se pueden producir cuántas armas…

Tienen otra debilidad: su material no permite ser detectadas. El riesgo: pueden ser ingresadas a eventos masivos, aeropuertos, aviones, oficinas, escuelas…
¿Quién puede asegurar que un menor de edad no tendrá acceso a ellas? ¿Alguien con antecedentes penales? ¿Un pandillero?

​Si bien la tecnología continuará…al igual que este tema, hay que considerar el impacto que puede tener. ¿La tecnología nos protegerá del crimen organizado, de los terroristas? O nos destruirá, ¿al facilitarles la vida?
Dato de referencia: la BBC afirma que días antes de la fecha prevista, se hicieron públicos los planos, generando miles de descargas. Tal vez el daño ya sea irreparable…

¿Alguna vez ha pensado en los riesgos en BIG data? Si es así, esta información es para usted. Primero, definamos: BIG data implica una gran cantidad de información en volumen, que proviene de diversas fuentes y se produce a un ritmo rápido. Es por eso que se les conoce como las 3 "V" de BIG data: volumen, variedad y velocidad. De ahí que, los softwares de aplicación de procesamiento de datos tradicionales son inadecuados para manejarlo.

Por lo tanto, el primer riesgo depende de qué software va a utilizar su empresa. La mayoría de las empresas deciden sobre el software; no basado en sus procesos. Tenga en cuenta que el software debe adaptarse a su empresa, no al revés.

¿Qué tipo de datos tiene su empresa? ¿Son relevantes? ¿Están completos y actualizados? ¿De dónde provienen? El segundo riesgo es comenzar a administrar datos que sean malos o inútiles, y el tercer riesgo es que no están organizados. Asegúrese de organizarlos según los conceptos que su empresa necesite.

Después de eso, analice e interprete los datos. Al hacerlo, la información se vuelve significativa, lista para tomar decisiones de negocio precisas. Borre la información que no tiene uso. Esto le ayudará a minimizar el cuarto riesgo: toma de decisiones equivocada.

Ahora que tiene datos relevantes, asegúrese de dónde se almacenarán; porque el quinto riesgo es no contar con las condiciones adecuadas; por ejemplo, temperatura, mantenimiento, ubicación. Sexto riesgo: ¿quién va a tener acceso a la información? Recuerde la protección de datos... ¡usted no quiere fugas o filtraciones de los datos!

El séptimo riesgo es la falta de copias de seguridad: asegure los datos realizando una copia de seguridad de forma periódica y cerciórese de que ésta este almacenada en una locación diferente a la de la empresa.

Hasta este punto, tenga en cuenta que, aunque hablamos de riesgos, si los gestiona correctamente, su empresa puede tener datos de alta calidad... ¡así que hágalo en GRANDE!

​¿Qué traerá 2018 a la Auditoría Interna?

• Gestión de riesgos: el mundo está cambiando, surgen nuevos riesgos y, con ello, el desafío de los auditores internos para saber cómo gestionarlos. El punto clave aquí es: ¿cómo administrar algo que no se entiende o no se sabe? Si está en este caso, es muy poco probable que evalúe el riesgo de manera efectiva y que muestre resultados concretos del trabajo de Auditoría Interna. Meta: ayudar a la empresa a adaptarse a cualquier riesgo de forma rápida antes de que se concrete. Solución: comprender cómo funciona la empresa y sus riesgos asociados.

• Ciberseguridad, tecnología y análisis de datos: con todos los ataques que enfrentaron algunas empresas grandes este año, es obligatorio contar con controles para garantizar que la información esté protegida y, por supuesto, que la empresa continúe... con el mínimo daño a su imagen y reputación. Piense en el ransomware, la violación de datos... son peligrosos para las empresas y las personas, y cada vez son más sofisticados. Meta: tener al menos un experto en tecnología dentro del equipo de Auditoría Interna; de esta manera también se pueden cubrir nuevas tecnologías y análisis de datos. Solución: contrate a alguien experto en tecnología y enséñele a esa persona a ser un auditor... ¡es más sencillo de esta manera!
• Regulación: están surgiendo nuevas reglas y surgirán más... el primer desafío es comprender qué se debe hacer, luego capacitar al personal sobre ello. Meta: implementar nueva regulación a tiempo para cumplir con los plazos y evitar sanciones. Solución: tener un equipo multidisciplinario compuesto por: Cumplimiento, Legal y Auditoría Interna que analice cómo hacerlo; se complementarán entre sí por su experiencia. Agregue cualquier otra área necesaria según el tema.
• Habilidades: un Auditor Interno debe tener varias habilidades, pero una que es inminente: gestionar el conflicto. Consejo: escuche más que hablar. Muestre con evidencia su posición. Sea justo.

 
Sobre todo: no está solo; esto afecta a toda la profesión de Auditoría Interna. ¡Véalo como oportunidades para crecer, para hacer un papel más importante para la Auditoría Interna en 2018!