Sin importar el tamaño de la empresa, ten en cuenta estos 7 pasos para el plan de contingencia de la empresa:
1. Haz un inventario del personal: divídelo en tres grupos. Primero, qué personas tienen que estar en la oficina; segundo, quién puede trabajar en casa y tercero, los que tienen que estar en la oficina y pueden trabajar en casa.
Para el primer grupo: diles por qué necesitan estar en la oficina. Asegúrate de aumentar la limpieza y desinfectar todas las superficies compartidas, tales como: botones de elevadores, dispositivos electrónicos, cafeteras, apagadores de luz, cualquier manija o, puerta. Pídeles que se laven las manos regularmente y eviten tener contacto físico.
Para el segundo grupo: envíalos a casa pero antes indícales que su tiempo de trabajo debe respetarse lo más posible. Es decir; si trabajan de 9 a.m. a 6 p.m. y almuerzan de 1 a 2 p.m., será lo mismo que deben hacer en casa. Pero sea flexible porque pueden tener niños que cuidar.
Para el tercer grupo: dependiendo de sus deberes si necesitan estar en la oficina; por ejemplo, una vez a la semana porque realmente es necesario, trata de rotarlos. De esta manera, menos personas en la oficina será mejor para prevenir la enfermedad.
Para cualquier empleado que se enferme, debe informarse de inmediato para ayudar a la persona con el proceso médico y cubrir su trabajo. La coordinación es clave para mantener a los empleados seguros y el negocio en marcha.
2. Monitorea la situación de los empleados: cada jefe de área o departamento debe monitorear todos los días cómo están los empleados, sin importar dónde se encuentren, y debe informar diariamente al Director General. Esto no es solo para el coronavirus; recuerda que pueden surgir otros problemas como: frustración, tensión, preocupaciones, soledad, miedo. Si es posible, organiza una conferencia telefónica o utiliza alguna otra herramienta en la que las personas puedan verse (por ejemplo Skype), al menos una vez por semana. No solo para estar al día sobre lo que está sucediendo con el trabajo, sino para que los empleados compartan lo que viven. Esas pequeñas sesiones pueden ayudar mucho a todos.
Ten en mente: es fácil perder el equilibrio cuando se cambia una dinámica; por ejemplo el trabajar en casa cuando no se hacía. Mantener el contacto puede evitar sentirse aislado o cualquier otro sentimiento negativo.
3. Analiza las cosas que la empresa necesita para poder operar. Esto cubre a cualquier tercero que trabaje para la compañía (proveedores, consultores, distribuidores, etc.) hasta los limpiadores, jabón, papelería, etc. Habla con los terceros sobre lo que planean hacer para que también puedas saber qué esperar de ellos y cómo esto puede o no afectar la cadena de suministro de la empresa, y por ende los productos o servicios que la empresa ofrece.
4. Capacita a los empleados con fuentes confiables y mantenlos regularmente actualizados sobre lo que está sucediendo en tu país y lo que está la empresa está haciendo. Verifica lo que dicen las autoridades de salud. Las personas informadas pueden prevenir otras crisis como el pánico; no dejes que la incertidumbre genere inseguridad. Y capacítalos sobre ciberseguridad para evitar violaciones de datos y phishing, especialmente ahora que los delincuentes se están aprovechando de esta pandemia y del temor de las personas para estafar.
5. Cancela cualquier viaje, conferencia, reunión, evento que no sea necesario. El objetivo es limitar la exposición de los empleados a más personas para minimizar el contagio.
6. Pon en pausa cualquier contrato o plan de negocios que pueda verse afectado. Todavía no hay una fecha concreta sobre cuándo se minimizará la pandemia. Por ello, cualquier cosa que no sea crítica debe pensarse dos veces en contratarse o llevarse a cabo.
7. Haz una copia de seguridad diaria de los datos de la empresa: esto incluye correos electrónicos, cifras y documentos. Dado que muchos de los empleados trabajarán en casa, es importante respaldar su trabajo realizado. Ya sea que se haga de forma manual o automática, asegúrate de que todo esté bien. ¿Están trabajando usando una computadora portátil de la compañía o la suya propia? ¿Su celular? ¿Envían un documento de Excel o acceden de forma remota al sistema de la empresa? ¿Qué medidas de control tiene la empresa para mitigar cualquier riesgo de seguridad de la información?
El objetivo principal del plan de contingencia es hacer que la transición de lo que se llevaba a cabo físicamente en la oficina y ahora se hace vía remota sea de la mejor forma posible. Y claro, el que las operaciones de la empresa continúen. Al dar seguridad y apoyo a los empleados también ayudará a que la productividad no disminuya y la empresa se mantenga viva ante esta pandemia de coronavirus.
1. Haz un inventario del personal: divídelo en tres grupos. Primero, qué personas tienen que estar en la oficina; segundo, quién puede trabajar en casa y tercero, los que tienen que estar en la oficina y pueden trabajar en casa.
Para el primer grupo: diles por qué necesitan estar en la oficina. Asegúrate de aumentar la limpieza y desinfectar todas las superficies compartidas, tales como: botones de elevadores, dispositivos electrónicos, cafeteras, apagadores de luz, cualquier manija o, puerta. Pídeles que se laven las manos regularmente y eviten tener contacto físico.
Para el segundo grupo: envíalos a casa pero antes indícales que su tiempo de trabajo debe respetarse lo más posible. Es decir; si trabajan de 9 a.m. a 6 p.m. y almuerzan de 1 a 2 p.m., será lo mismo que deben hacer en casa. Pero sea flexible porque pueden tener niños que cuidar.
Para el tercer grupo: dependiendo de sus deberes si necesitan estar en la oficina; por ejemplo, una vez a la semana porque realmente es necesario, trata de rotarlos. De esta manera, menos personas en la oficina será mejor para prevenir la enfermedad.
Para cualquier empleado que se enferme, debe informarse de inmediato para ayudar a la persona con el proceso médico y cubrir su trabajo. La coordinación es clave para mantener a los empleados seguros y el negocio en marcha.
2. Monitorea la situación de los empleados: cada jefe de área o departamento debe monitorear todos los días cómo están los empleados, sin importar dónde se encuentren, y debe informar diariamente al Director General. Esto no es solo para el coronavirus; recuerda que pueden surgir otros problemas como: frustración, tensión, preocupaciones, soledad, miedo. Si es posible, organiza una conferencia telefónica o utiliza alguna otra herramienta en la que las personas puedan verse (por ejemplo Skype), al menos una vez por semana. No solo para estar al día sobre lo que está sucediendo con el trabajo, sino para que los empleados compartan lo que viven. Esas pequeñas sesiones pueden ayudar mucho a todos.
Ten en mente: es fácil perder el equilibrio cuando se cambia una dinámica; por ejemplo el trabajar en casa cuando no se hacía. Mantener el contacto puede evitar sentirse aislado o cualquier otro sentimiento negativo.
3. Analiza las cosas que la empresa necesita para poder operar. Esto cubre a cualquier tercero que trabaje para la compañía (proveedores, consultores, distribuidores, etc.) hasta los limpiadores, jabón, papelería, etc. Habla con los terceros sobre lo que planean hacer para que también puedas saber qué esperar de ellos y cómo esto puede o no afectar la cadena de suministro de la empresa, y por ende los productos o servicios que la empresa ofrece.
4. Capacita a los empleados con fuentes confiables y mantenlos regularmente actualizados sobre lo que está sucediendo en tu país y lo que está la empresa está haciendo. Verifica lo que dicen las autoridades de salud. Las personas informadas pueden prevenir otras crisis como el pánico; no dejes que la incertidumbre genere inseguridad. Y capacítalos sobre ciberseguridad para evitar violaciones de datos y phishing, especialmente ahora que los delincuentes se están aprovechando de esta pandemia y del temor de las personas para estafar.
5. Cancela cualquier viaje, conferencia, reunión, evento que no sea necesario. El objetivo es limitar la exposición de los empleados a más personas para minimizar el contagio.
6. Pon en pausa cualquier contrato o plan de negocios que pueda verse afectado. Todavía no hay una fecha concreta sobre cuándo se minimizará la pandemia. Por ello, cualquier cosa que no sea crítica debe pensarse dos veces en contratarse o llevarse a cabo.
7. Haz una copia de seguridad diaria de los datos de la empresa: esto incluye correos electrónicos, cifras y documentos. Dado que muchos de los empleados trabajarán en casa, es importante respaldar su trabajo realizado. Ya sea que se haga de forma manual o automática, asegúrate de que todo esté bien. ¿Están trabajando usando una computadora portátil de la compañía o la suya propia? ¿Su celular? ¿Envían un documento de Excel o acceden de forma remota al sistema de la empresa? ¿Qué medidas de control tiene la empresa para mitigar cualquier riesgo de seguridad de la información?
El objetivo principal del plan de contingencia es hacer que la transición de lo que se llevaba a cabo físicamente en la oficina y ahora se hace vía remota sea de la mejor forma posible. Y claro, el que las operaciones de la empresa continúen. Al dar seguridad y apoyo a los empleados también ayudará a que la productividad no disminuya y la empresa se mantenga viva ante esta pandemia de coronavirus.
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