Sin importar el tamaño de la empresa, ten en cuenta estos 7 pasos para el plan de contingencia de la empresa:

1. Haz un inventario del personal: divídelo en tres grupos. Primero, qué personas tienen que estar en la oficina; segundo, quién puede trabajar en casa y tercero, los que tienen que estar en la oficina y pueden trabajar en casa.
Para el primer grupo: diles por qué necesitan estar en la oficina. Asegúrate de aumentar la limpieza y desinfectar todas las superficies compartidas, tales como: botones de elevadores, dispositivos electrónicos, cafeteras, apagadores de luz, cualquier manija o, puerta. Pídeles que se laven las manos regularmente y eviten tener contacto físico.
Para el segundo grupo: envíalos a casa pero antes indícales que su tiempo de trabajo debe respetarse lo más posible. Es decir; si trabajan de 9 a.m. a 6 p.m. y almuerzan de 1 a 2 p.m., será lo mismo que deben hacer en casa. Pero sea flexible porque pueden tener niños que cuidar.
Para el tercer grupo: dependiendo de sus deberes si necesitan estar en la oficina; por ejemplo, una vez a la semana porque realmente es necesario, trata de rotarlos. De esta manera, menos personas en la oficina será mejor para prevenir la enfermedad.
Para cualquier empleado que se enferme, debe informarse de inmediato para ayudar a la persona con el proceso médico y cubrir su trabajo. La coordinación es clave para mantener a los empleados seguros y el negocio en marcha.

2. Monitorea la situación de los empleados: cada jefe de área o departamento debe monitorear todos los días cómo están los empleados, sin importar dónde se encuentren, y debe informar diariamente al Director General. Esto no es solo para el coronavirus; recuerda que pueden surgir otros problemas como: frustración, tensión, preocupaciones, soledad, miedo. Si es posible, organiza una conferencia telefónica o utiliza alguna otra herramienta en la que las personas puedan verse (por ejemplo Skype), al menos una vez por semana. No solo para estar al día sobre lo que está sucediendo con el trabajo, sino para que los empleados compartan lo que viven. Esas pequeñas sesiones pueden ayudar mucho a todos.
Ten en mente: es fácil perder el equilibrio cuando se cambia una dinámica; por ejemplo el trabajar en casa cuando no se hacía. Mantener el contacto puede evitar sentirse aislado o cualquier otro sentimiento negativo.

3. Analiza las cosas que la empresa necesita para poder operar. Esto cubre a cualquier tercero que trabaje para la compañía (proveedores, consultores, distribuidores, etc.) hasta los limpiadores, jabón, papelería, etc. Habla con los terceros sobre lo que planean hacer para que también puedas saber qué esperar de ellos y cómo esto puede o no afectar la cadena de suministro de la empresa, y por ende los productos o servicios que la empresa ofrece.

4. Capacita a los empleados con fuentes confiables y mantenlos regularmente actualizados sobre lo que está sucediendo en tu país y lo que está la empresa está haciendo. Verifica lo que dicen las autoridades de salud. Las personas informadas pueden prevenir otras crisis como el pánico; no dejes que la incertidumbre genere inseguridad. Y capacítalos sobre ciberseguridad para evitar violaciones de datos y phishing, especialmente ahora que los delincuentes se están aprovechando de esta pandemia y del temor de las personas para estafar.

5. Cancela cualquier viaje, conferencia, reunión, evento que no sea necesario. El objetivo es limitar la exposición de los empleados a más personas para minimizar el contagio.

6. Pon en pausa cualquier contrato o plan de negocios que pueda verse afectado. Todavía no hay una fecha concreta sobre cuándo se minimizará la pandemia. Por ello, cualquier cosa que no sea crítica debe pensarse dos veces en contratarse o llevarse a cabo.

7. Haz una copia de seguridad diaria de los datos de la empresa: esto incluye correos electrónicos, cifras y documentos. Dado que muchos de los empleados trabajarán en casa, es importante respaldar su trabajo realizado. Ya sea que se haga de forma manual o automática, asegúrate de que todo esté bien. ¿Están trabajando usando una computadora portátil de la compañía o la suya propia? ¿Su celular? ¿Envían un documento de Excel o acceden de forma remota al sistema de la empresa? ¿Qué medidas de control tiene la empresa para mitigar cualquier riesgo de seguridad de la información?

​El objetivo principal del plan de contingencia es hacer que la transición de lo que se llevaba a cabo físicamente en la oficina y ahora se hace vía remota sea de la mejor forma posible. Y claro, el que las operaciones de la empresa continúen. Al dar seguridad y apoyo a los empleados también ayudará a que la productividad no disminuya y la empresa se mantenga viva ante esta pandemia de coronavirus.

-Liderazgo: si en años pasados se necesitaban de verdaderos líderes, este año será un requisito indispensable tanto para los gobiernos como para las empresas. La nueva generación de líderes deberán de tener: estrategias claras sobre lo que hacer, tomar decisiones rápidas adecuadas y bien pensadas, así como estar actualizado en todo lo que le afecta al gobierno o empresa. Los consultores y/o asesores jugarán un papel importante.

-Delitos cibernéticos: dado el vuelco que el mundo está dando en un mundo más digital, éstos tenderán a incrementarse. Las violaciones de datos, fraudes, financiamiento al terrorismo, lavado de dinero, acoso, corrupción… serán cada vez más hechos en el mundo digital. Los delitos tenderán a ser más internacionales y la cooperación entre gobiernos y empresas será indispensable para poder detenerlos. La piedra angular de protección para todos nosotros será estar capacitados en estos temas para poder determinar cuan vulnerable somos a ello y prevenirlos.

-Mayor impacto en el medio ambiente: si el año pasado la naturaleza nos demostró los efectos del calentamiento global y de la contaminación, este año los efectos serán mayores. Esto provocará mayores migraciones de personas hacia otros países, escasez o encarecimiento de algunos recursos, que conllevará a encarecimiento de productos. A la par las empresas tendrán que ajustarse a nuevas regulaciones ambientales, ajustar procesos y tomar mayor conciencia de la responsabilidad corporativa que tienen hacia el medio ambiente.

-Más activismo por parte de la sociedad: las redes sociales han impulsado la voz de las personas. La tecnología ha ayudado a exponer delitos en tiempo real; ya sea con un video o foto. Subirlos a redes sociales hace que se esparza más rápidamente y tenga mayor cobertura. Y a su vez, se genera más presión, más demanda a una solución. Esto hará que tanto los gobiernos como las empresas cuiden más sus acciones porque estarán más expuestas al riesgo reputacional.

-Empleados: las empresas tenderán a enfocarse mucho más en el trabajo en equipo y sobresaldrán aquellos empleados que sean proactivos. La proactividad tendrá 2 pilares: que esté hecha con conocimiento y con experiencia.

​2020 será un reto para todos: tenderemos a concientizarnos más de nuestro rol y del impacto que nuestras acciones están produciendo en el mundo. Y con suerte, rectificaremos estrategias y actitudes para hacer lo mejor para todos. 

Mire a su alrededor cualquier compañía, y todavía hay pocas mujeres en puestos directivos que hombres. ¿Por qué esto sigue sucediendo?

La respuesta no es simple: una combinación de factores contribuye a ello. Pero, hay solución.

Después de leer varios artículos, mi propia experiencia como mujer y preguntar a colegas hombres cuál es su punto de vista, aquí están las conclusiones: la mayoría de los hombres están a favor de que las mujeres ocupen puestos directivos. De ellos, solo una pequeña parte piensa que se debe hacer para cumplir con la ley y/o porque es lo correcto. Y aquí hay una sorpresa para las mujeres: la mayoría de los hombres piensan que no se trata de género. Se trata de la capacidad de la persona. Sí, cuán capaz es esa persona para estar a cargo. Y aquí es donde viene la solución...

¿Cómo muestran las mujeres que son capaces de ocupar un puesto directivo?

Muchas mujeres piensan que la forma más fácil de hacerlo es demostrar que es la mejor candidata. Como cuando eras una niña: demostrando que obtuviste un 10 en tu tarea. No, ¡eso no es todo! Hay otros factores que deben cubrirse, como: decir lo que piensas, ser más directa, pedir lo que quieres y no ser tímida para decir no. La confianza en ti misma es una parte muy importante, así como lo es tomar la iniciativa. Ser proactiva más que reactiva es un elemento clave para destacar.

También hay algo que falta: generar una red entre colegas mujeres. Como los hombres: tienen una red sólida que los apoya cuando es necesario. Las mujeres deben comenzar a apoyar y alentar a otras mujeres; incluso si son sus competidores, una competencia sana siempre es buena en los negocios.

La principal desventaja que tienen las mujeres es la cultura. Es un hecho: en la mayoría de los países, las habilidades y capacidades de la mujer son minimizadas, lo que hace que sean etiquetadas como menos adecuadas para los puestos directivos. La cultura no se puede cambiar tan rápidamente, todos estamos involucrados. Sin embargo, lo que las mujeres pueden hacer es aceptar eso; aceptar el hecho de que lo que es diferente, generalmente se rechaza y comenzar a hacer algo para mejorar y desarrollar las competencias necesarias.

Al tener una fuerte presencia en los negocios y romper los estereotipos, las mujeres se pueden ver como una gran oportunidad en los negocios. Lo has escuchado: los hombres no piensan que la promoción se trate de género. ¡Así que, aprovéchalo! Más mujeres pueden ocupar puestos directivos porque son capaces. Está en nuestras manos demostrarlo.

Y que el mejor, ¡obtenga el puesto directivo!

Después de presentar tantos talleres, he visto que la mayoría de las personas expresan una inquietud por ascender, pero es más un "dicho" que un plan.
“¿Quién se ve a sí mismo como gerente de esta empresa?” La mitad de las manos son levantadas. Si cambio a director, se levantan menos manos… y cuando digo Director General... hay sólo una o dos manos levantadas.
Si pregunto: ¿sabes qué necesitas para estar en la posición de tu jefe? Nadie responde.
La verdad es que a la gran mayoría, les gustaría ser jefe, pero por alguna razón tienen miedo de hacerlo. Todos quieren verdaderos líderes; un mejor ambiente de trabajo, pero ninguno se atreve a hacer el cambio.

Si eres de esas personas que tiene el deseo pero no saben cómo hacerlo, aquí hay algunos consejos.
Primero, nadie nace siendo un líder. Así que quita todos tus miedos e inseguridades. Puedes empezar a hacer pequeñas cosas que con el tiempo te harán sobresalir de los demás, como:

a) Haz lo correcto: lo sé, te estoy pidiendo que vayas por el camino difícil, pero es esencial si quieres sobresalir. Tantas excusas... tantas excepciones... favoritismos... todo es parte de no hacer lo que debería ser. ¡Si quieres condiciones justas debes ser justo!

b) Haz lo que dices: esto te dará credibilidad y confianza con todos los demás. Todos quieren una persona consistente, especialmente si esa persona es el líder. Guía por el ejemplo.

c) Habla: he conocido a muchas personas con grandes ideas... pero, lamentablemente, las guardan para sí mismas. Si no hablas, nadie sabrá lo que piensas, cómo puedes contribuir a la empresa. Habla…está abierto a comentarios…y da forma a esa idea. Podría ser la solución de ese problema recurrente...

d) Acepta cuando estás equivocado: si ser consistente te da credibilidad, espera a ver lo qué sucede cuando reconoces tus errores. Al hacerlo, demuestras que eres un ser humano, como todos los demás, pero que tienes el coraje, la seguridad de admitirlo.

e) Genera relaciones: no importa si la persona es de otra área, un proveedor, un cliente, escúchalos. Te sorprenderás de lo mucho que puedes aprender con una conversación. Además, nunca se sabe cuándo la vida puede cambiar…así que, sé humilde.

f) Continua siempre aprendiendo: muchas personas piensan que la única forma de hacerlo es asistiendo a cursos, talleres... ¡no! Si debido al presupuesto no puedes asistir a uno, investiga un poco. Hay tantas cosas útiles de forma gratuita en Internet que lo único que necesitas es tiempo para hacerlo. También puedes acercarte a los demás y preguntarles qué necesitas. Un líder comparte el conocimiento, mientras que un jefe lo bloquea.

Las empresas necesitan líderes... los países también. Si no me crees, lee las noticias. Hay una gran oportunidad para personas capaces y profesionales. Ese tipo de personas que pueden marcar la diferencia en el liderazgo, en el gobierno corporativo... entonces, ¿qué te está deteniendo?

Con solo leer el título, muchas personas podrían decir "¡De ninguna manera! No soy parte de ningún fraude..." pero si sigues leyendo tal vez lo seas.

Cuando recibes mensajes en WhatsApp, Twitter o Facebook... sí, esos que son el reenvío del reenvío del reenvío... ¿crees en su contenido? Y lo más importante, ¿reenvías ese mensaje a más personas inmediatamente?

Si tu respuesta es sí, tenemos malas noticias para ti. Estás siendo parte de un fraude. La razón: las noticias falsas son noticias fabricadas. Noticias fabricadas significa: mentiras, historias inventadas, información falsa. Pueden parecer verdaderas porque su objetivo es engañar a una persona. Eso encaja con la definición de fraude. Al no corroborar con una fuente alternativa de información y reenviar el contenido a otras personas, está contribuyendo para que las noticias falsas continúen difundiéndose, se vuelvan virales y en muchos casos incitan a la violencia.

Mucha gente piensa que las noticias falsas no tienen un impacto, pero lo tienen. Tienen mucho más impacto de lo que piensas. Las personas han sido acosadas en las redes sociales... golpeadas... quemadas vivas... asesinadas... porque alguien difundió la noticia de que eran secuestradores, traficantes de personas, criminales. Han existido casos en India, México, Colombia, Francia, Italia que muestran que los presuntos criminales, en realidad eran personas inocentes.

Si todos queremos justicia y estar protegidos, ¿no deberíamos verificar primero si esa información es noticia falsa? Si la noticia es verdadera, estará publicará en un sitio web de noticias creíbles (verifícala). Si es anónimo, no está bien escrito o la resolución del video o foto es baja, es muy probable que sea noticia falsa.

​Las noticias falsas no son un delito sin víctimas. Las noticias falsas son un fraude y nosotros, como personas, podemos detenerlo.

Después de Pablo Escobar, el siguiente narcotraficante más famoso y rico es "El Chapo Guzmán". Es el Jefe del Cartel de Sinaloa en México y, aunque está esperando su sentencia en los Estados Unidos, su cartel continúa operando en más de 50 países. Se le ha acusado de transportar más de 155 toneladas de cocaína a los Estados Unidos. Y su juicio ha sacado a la luz muchas cosas que la gente sospechaba, y ha enfatizado los métodos más comunes utilizados por los carteles para lavar dinero.

El cartel conseguía la cocaína de Sudamérica, la transportaba a México y finalmente la distribuía en los Estados Unidos. Una de las formas más comunes de enviar la droga de Colombia a Cancún, México, fue en lanchas rápidas, o en pequeñas embarcaciones e incluso barcos de pesca con hasta 30 toneladas de cocaína. Intercambiaron la droga en aguas internacionales, por lo que si fueran capturados, el procesarlos sería más difícil.

Una vez en México, la cocaína era enviada a almacenes en la capital y de allí a la frontera de los Estados Unidos. Utilizaron camiones de gas con un tanque oculto en el interior, en el que se colocaban las drogas. Este era uno de los métodos más seguros: si la autoridad verificaba el camión, podían abrir las tuberías y solo olerían gas.

Por supuesto, para hacer esto, necesitaban tener compañías fachada (ya sea incorporadas por ellos o empresas establecidas que habían comprado) y lo más importante: abogados y contadores; conocidos como los "gatekeepers" en las regulaciones contra el lavado de dinero. Algunos dijeron que para lavar dinero, el cartel también usaba compañías de bienes raíces, restaurantes, hoteles, equipos de fútbol, cuentas bancarias internacionales, casas de cambio y estaciones de gasolina, entre muchos otros. Se estima que se usaron 95 compañías (instaladas en diferentes partes del mundo) y varias de ellas incluso trabajaron para el gobierno mexicano.

Pero aquí hay una pregunta principal: si sabemos cómo el cartel lava dinero, ¿por qué sigue funcionando? La respuesta es una combinación de razones, pero hay cuatro que destacan por facilitar más el lavado de dinero: corrupción, fallas en la regulación, falta de monitoreo y compañías que no logran conocer adecuadamente a sus clientes (KYC).

Se dice que sólo en la Ciudad de México, el cartel pagó 300,000 dólares mensuales en sobornos a los jefes de policía, militares, fiscales, diplomáticos, Interpol e incluso a ex presidentes. El objetivo de los carteles: conocer investigaciones, operativos policiales y estar protegidos. Los sobornos se extendieron a Ecuador y Colombia, lo que le dio al Cartel control sobre las fronteras, carreteras, aeropuertos... todo se hizo para pasar las drogas fácilmente. Los abogados pagaron los sobornos en efectivo, en dólares estadounidenses.

Los altos niveles de corrupción en varios países también facilitaron la impunidad. Si los atrapaban, podían pagar para ser libres nuevamente. El soborno compró a la policía mexicana de tal manera que ayudaron a El Chapo a escapar.

​Una vez leímos una entrevista a la Reina del Pacífico (otro cartel) y ella explicó que no es tan fácil lavar dinero pero que la clave para hacerlo es el soborno.
No podríamos estar más de acuerdo.

Seguramente usted ha escuchado de las impresoras “3D”…aquellas que ya permiten imprimir todo aquello que no nos imaginábamos: lentes, herramientas, estantes, muebles…hasta pistolas.

Hace unos días, se iba permitir legalmente que cualquier persona pudiera descargar los planos de pistolas y rifles para producirlos con una impresora 3D. Todo esto por un acuerdo del gobierno de EU con la organización Defense Distributed. Sin embargo varios fiscales lograron detener el acceso a los planos.
Usted podrá decir: “Muy bien, se paró, entonces ¿cuál es el problema?” El problema es que todavía no es un “no” rotundo a la prohibición de este tipo de armas. El riesgo: que cualquiera produzca armas sin permiso o autorización, sin ser registradas, ni mucho menos controladas. Si, sin poder ser rastreadas. El riesgo de que estas armas sean usadas para llevar a cabo cualquier delito…desde abusos domésticos, asaltos, secuestros, crímenes de odio…masacres, tiroteos.

Algunos expertos han indicado que no son un peligro, por ser de material parecido a los de los juguetes. Que en promedio podrían disparar hasta 9 balas y sólo una vez. Pero la idea final es que funcionan y son mortales. Imagine que un criminal compré no una, sino varias impresoras 3D…en cuánto tiempo y días, se pueden producir cuántas armas…

Tienen otra debilidad: su material no permite ser detectadas. El riesgo: pueden ser ingresadas a eventos masivos, aeropuertos, aviones, oficinas, escuelas…
¿Quién puede asegurar que un menor de edad no tendrá acceso a ellas? ¿Alguien con antecedentes penales? ¿Un pandillero?

​Si bien la tecnología continuará…al igual que este tema, hay que considerar el impacto que puede tener. ¿La tecnología nos protegerá del crimen organizado, de los terroristas? O nos destruirá, ¿al facilitarles la vida?
Dato de referencia: la BBC afirma que días antes de la fecha prevista, se hicieron públicos los planos, generando miles de descargas. Tal vez el daño ya sea irreparable…

¿Alguna vez ha pensado en los riesgos en BIG data? Si es así, esta información es para usted. Primero, definamos: BIG data implica una gran cantidad de información en volumen, que proviene de diversas fuentes y se produce a un ritmo rápido. Es por eso que se les conoce como las 3 "V" de BIG data: volumen, variedad y velocidad. De ahí que, los softwares de aplicación de procesamiento de datos tradicionales son inadecuados para manejarlo.

Por lo tanto, el primer riesgo depende de qué software va a utilizar su empresa. La mayoría de las empresas deciden sobre el software; no basado en sus procesos. Tenga en cuenta que el software debe adaptarse a su empresa, no al revés.

¿Qué tipo de datos tiene su empresa? ¿Son relevantes? ¿Están completos y actualizados? ¿De dónde provienen? El segundo riesgo es comenzar a administrar datos que sean malos o inútiles, y el tercer riesgo es que no están organizados. Asegúrese de organizarlos según los conceptos que su empresa necesite.

Después de eso, analice e interprete los datos. Al hacerlo, la información se vuelve significativa, lista para tomar decisiones de negocio precisas. Borre la información que no tiene uso. Esto le ayudará a minimizar el cuarto riesgo: toma de decisiones equivocada.

Ahora que tiene datos relevantes, asegúrese de dónde se almacenarán; porque el quinto riesgo es no contar con las condiciones adecuadas; por ejemplo, temperatura, mantenimiento, ubicación. Sexto riesgo: ¿quién va a tener acceso a la información? Recuerde la protección de datos... ¡usted no quiere fugas o filtraciones de los datos!

El séptimo riesgo es la falta de copias de seguridad: asegure los datos realizando una copia de seguridad de forma periódica y cerciórese de que ésta este almacenada en una locación diferente a la de la empresa.

Hasta este punto, tenga en cuenta que, aunque hablamos de riesgos, si los gestiona correctamente, su empresa puede tener datos de alta calidad... ¡así que hágalo en GRANDE!

​¿Qué traerá 2018 a la Auditoría Interna?

• Gestión de riesgos: el mundo está cambiando, surgen nuevos riesgos y, con ello, el desafío de los auditores internos para saber cómo gestionarlos. El punto clave aquí es: ¿cómo administrar algo que no se entiende o no se sabe? Si está en este caso, es muy poco probable que evalúe el riesgo de manera efectiva y que muestre resultados concretos del trabajo de Auditoría Interna. Meta: ayudar a la empresa a adaptarse a cualquier riesgo de forma rápida antes de que se concrete. Solución: comprender cómo funciona la empresa y sus riesgos asociados.

• Ciberseguridad, tecnología y análisis de datos: con todos los ataques que enfrentaron algunas empresas grandes este año, es obligatorio contar con controles para garantizar que la información esté protegida y, por supuesto, que la empresa continúe... con el mínimo daño a su imagen y reputación. Piense en el ransomware, la violación de datos... son peligrosos para las empresas y las personas, y cada vez son más sofisticados. Meta: tener al menos un experto en tecnología dentro del equipo de Auditoría Interna; de esta manera también se pueden cubrir nuevas tecnologías y análisis de datos. Solución: contrate a alguien experto en tecnología y enséñele a esa persona a ser un auditor... ¡es más sencillo de esta manera!
• Regulación: están surgiendo nuevas reglas y surgirán más... el primer desafío es comprender qué se debe hacer, luego capacitar al personal sobre ello. Meta: implementar nueva regulación a tiempo para cumplir con los plazos y evitar sanciones. Solución: tener un equipo multidisciplinario compuesto por: Cumplimiento, Legal y Auditoría Interna que analice cómo hacerlo; se complementarán entre sí por su experiencia. Agregue cualquier otra área necesaria según el tema.
• Habilidades: un Auditor Interno debe tener varias habilidades, pero una que es inminente: gestionar el conflicto. Consejo: escuche más que hablar. Muestre con evidencia su posición. Sea justo.

 
Sobre todo: no está solo; esto afecta a toda la profesión de Auditoría Interna. ¡Véalo como oportunidades para crecer, para hacer un papel más importante para la Auditoría Interna en 2018!